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Entrevista a Jose Maria Vicedo sobre las claves de la correcta gestión del Tiempo
¿Qué papel juega la Gestión del Tiempo en la vida empresarial actual? ¿Qué ventajas aporta a las compañías?
La correcta gestión del tiempo es un factor fundamental para lograr una alta competitividad empresarial. Como bien afirma Peter Drucker "El tiempo es el recurso más importante, y a menos que se administre bien, ninguna otra cosa puede administrarse". Afortunadamente cada vez es mayor el número de empresas que percibe la gran importancia que tiene el formar a su personal en habilidades que les permitan alcanzar maestría en el uso de su tiempo. Vivimos en una sociedad en la que las demandas son cada vez mayores, y por tanto hemos de ser capaces de lidiar con una cantidad impresionante de información. Solo aquellos que utilizan un sistema de gestión del tiempo verdaderamente efectivo, que les permite centrarse en los asuntos importantes de manera constante, son capaces de producir grandes resultados.
Las empresas se han dado cuenta de las ventajas que esto les aporta, y que basicamente se resumen en tener empleados mucho más efectivos, satisfechos y motivados. Cuando se gestiona correctamente el tiempo, se producen resultados, y esto genera un ciclo positivo de motivación que se autoalimenta.
¿Cuáles son las claves para lograr una Gestión Eficaz del Tiempo?
Demasiadas personas caminan por la vida como si fuesen a estar en este mundo para siempre. El primer requisito fundamental para gestionar eficazmente el tiempo es tomar conciencia de que es nuestro recurso más limitado. El tiempo no puede almacenarse, ahorrarse, multiplicarse... simplemente puede hacerse un buen o mal uso de él. Por ello las personas que han alcanzado maestría en el empleo de su tiempo basan su éxito en centrar su atención la mayor parte del tiempo en las cosas verdaderamente importantes, dejando lo superfluo en segundo lugar. Han aprendido a fijarse prioridades y se atienen en sus planes de acción a sus prioridades. Saben que sólo la realización de aquellas tareas realmente importantes puede producir avance en sus vidas hacia el logro de sus mayores sueños. Las principales calves son las siguientes:
Clave 1. -Antes de comenzar una semana dedique 30 minutos a planificarla . Elija 30 minutos de su fin de semana en los que pueda estar relajado y enfocado en planificar la semana siguiente. Dedicará esos minutos a reflexionar sobre lo conseguido la semana anterior y se fijará metas para la siguiente semana. Pregúntese: Durante la semana que esta terminando, ¿He mantenido lo importante en primer lugar? Para la siguiente semana pregúntese: ¿Cuáles son los objetivos en cada una de las áreas de mi vida? ¿Qué resultados me comprometo a lograr? Repase por unos instantes su escala de valores y su lista de sueños y metas.
Clave 2 .-Diferenciar claramente lo importante de lo urgente . La planificación ha de estar siempre basada en actividades que son importantes y que no hemos dejado que lleguen a ser urgentes. Siempre aparecerá alguna urgencia que tratar, pero procure pasar la mayor parte de su tiempo haciendo tareas realmente importantes.
Clave 3. -La planificación ha de ser "realista". Esto quiere decir que debemos evitar planificar en exceso. Es muy frecuente, a la hora de planificar, pecar de cierto exceso de optimismo, para comprobar al final de la jornada que gran parte de las tareas planificadas han quedado sin hacer, lo cual desemboca en sentimientos de frustración. Sea siempre consciente, a la hora de planificar, de que nuestro tiempo es limitado. Cíñase a lo más importante en primer lugar.
Clave 4. -La planificación eficaz siempre está basada en una lista de tareas ordenada por prioridades . Para poder realizar una correcta planificación del tiempo es necesario mantener una perspectiva de todas las tareas que figuran en su planificador. La lista de tareas ordenada por prioridades le marca claramente la importancia y el orden de realización de cada tarea evitándole distracciones y caer en la tan común actitud de comenzar siempre haciendo las tareas más fáciles y gratas.
Clave 5. -Es fundamental mantener una visión con perspectiva . No se trata de ver únicamente el día a día, sino el objetivo perseguido. Las tareas siempre forman parte de objetivos por alcanzar y es bien importante mantener el enfoque en los resultados a obtener, y no en tareas concretas, que por sí solas no nos dicen nada.
Clave 6. -Base su lista de tareas en sus valores y sueños . El objetivo de las tareas diarias que usted incluya en su planificador ha de ser acercarle a conseguir el estilo de vida de sus sueños. Esto nunca se conseguirá a no ser que usted cimiente sus listas de tareas diarias en tareas que le acerquen a conseguir sus sueños y en consecuencia que le acerquen a vivir más plenamente su escala de valores.
Clave 7. -Hágase cada día las dos preguntas claves de la gestión óptima del tiempo. Las preguntas son: ¿Cuál es la tarea más importante que puedo hacer hoy que suponga el mayor impacto positivo en mi vida profesional? ¿Y en mi vida personal? Responder a estas preguntas día a día le mantendrá enfocado en lo que realmente es importante y significativo.
Clave 8. -Dedique todos los días 10 minutos a planificar . Lo ideal es planificar cada día la noche anterior antes de acostarnos. Si usted es madrugador y prefiere hacerlo por la mañana a primera hora también es perfecto. Dedicando un pequeño espacio de tiempo a planificar mejorará sustancialmente su enfoque ya que sabrá en todo momento cuales son las acciones a emprender, el orden y la importancia de cada acontecimiento en su vida.
Clave 9. -Utilice la regla del setenta-treinta . De nuestro tiempo productivo de la jornada hemos de planificar aproximadamente un 70 por ciento. Dejaremos sobre un 20% de nuestro tiempo sin planificar para poder hacer frente a imprevistos, interrupciones y actividades que no planificamos. Y por último haremos una reserva absoluta de un 10% de nuestro tiempo para poder abordar aquellas tareas de vital importancia y que requieren toda nuestra concentración y energía. Ha de ser un periodo en el que no se produzcan interrupciones y en el que usted se pueda centrar en las tareas verdaderamente importantes, aquellas que marcan la diferencia.
Clave 10. -Piense en resultados no en tareas . Hacer por hacer no conduce a nada. Demasiadas personas se enfocan únicamente en que sus agendas estén repletas y en mantenerse activas. Pero, ¿De qué valdría iniciar un largo viaje sólo para darnos cuenta al llegar a nuestro destino que no era allí dónde queríamos llegar? Tiene más importancia determinar el destino correcto que la velocidad con la que avanzamos. Enfóquese en los resultados, cíñase a las tareas realmente importantes y comenzará a saborear la satisfacción verdadera en el uso de su tiempo.
¿Cuáles son los principales obstáculos que hay que afrontar?
Para dominar los principios fundamentales de la gestión del tiempo hay basicamente 3 grandes grupos de obstáculos.
Un primer grupo son obstáculos propios de la naturaleza humana: Postergar las cosas, incapacidad de decir "No", intentar demasiadas cosas a la vez y la falta de prioridades bien definidadas.
Un segundo grupo son los obstáculos de tipo administrativo: Administración de crisis, cambio de prioridades, falta de objetivos, falta de planificación, y la delegación ineficaz.
Y por último existe un tercer grupo que son los obstáculos de tipo ambiental: Interrupciones telefónicas, reuniones, y el manejo de la información y el papeleo.
Tomar conciencia de cuales son los obstáculos que más nos afectan, es dar un paso de gigante para poder tomar medidas correctivas que nos permitan destruir esos obstáculos.
En la mayoría de consejos que se dan para gestionar el tiempo se suelen nombrar actitudes personales como la capacidad de relajación, el perfeccionismo, etc. ¿Cuál es el valor de los elementos psicológicos en la Gestión del Tiempo?
Cuando se desea alcanzar maestría en el uso del tiempo, es fundamental dominar una habilidad: aprender a situarse de manera consistente en un estado de máximo rendimiento. Esto que aparentemente es complejo, con un poco de esfuerzo y constancia es sencillo de lograr. Es fundamental comenzar el día con un plan definido de cuales son nuestros objetivos a lograr. Cuando se tiene claro el objetivo, y se trata de un objetivo verdaderamente deseado, es muy fácil poner en marcha el mecanismo del entuasiasmo y la pasión. Yo siempre digo que no existen personas perezosas, sino personas con objetivos impotentes. Personas que no han tomado el tiempo necesario para diseñar objetivos que verdaderamente les inspiren y motiven para dar lo mejor de ellos mismos en cada instante.
En este sentido creo que es muy util la filosofía de elevar los estándares en la vida. Simplemente tomar una decisión comprometida para comenzar a demandar más de uno mismo de lo que nadie pueda esperar. Dejar de compararse con los demás, y comenzar a compararse con la mejor persona que uno cree que puede llegar a ser. Ese es uno de lossecreto e la grandeza de muchos grndes triunfadores. En algún momento de su vida se dijeron a si mismos que ya habían soportado suficiente mediocridad, y decidieron elevar sus estándares. Y cuando eso sucede se abre la puerta a resultados realmente espectaculares.
Al hablar de "ladrones del tiempo" la discusión se centra en los problemas externos (llamadas, visitas) e internos (organizativos, psicológicos). En este contexto, ¿cuál es la importancia de otros factores como el entorno de trabajo?
Todo es importante. Disfrutar de un entorno de trabajo agradable, que potencie lo mejor de uno mismo es un factor fundamental para rendir a un nivel máximo. Y por ese entorno agradable no solo han de entenderse las instalaciones físicas, sino los compañeros de trabajo, la dirección, el clima general dentro de la organización,etc. Cuando todos estos factores acompañan de manera positiva, se produce una importante mejora en el desempeño profesional, y esto siempre termina derivando en una mejora indirecta de la vida personal.
¿Qué métodos y herramientas ayudan a conseguir gestionar el tiempo de manera efectiva?
La principal herramienta a la hora de gestionar el tiempo con efectividad es sin lugar a dudas mantener un estado mental orientado a poner siempre lo importante en primer lugar. La gran mayoría de personas siempre busca a la hora de enfrentarse a sus tareas diarias comenzar por aquellas más sencillas, agradables y cómodas de realizar. Pero generalmente ese tipo de tareas no suelen coincidir con las importantes. Las personas excelentes en el uso de su tiempo siempre comienzan realizando lo importante en primer lugar . Supeditan su comodidad al logro de sus mayores objetivos. Y este simple cambio de mentalidad, situando lo importante en primer lugar es la auténtica clave que se encuentra detrás del éxito de todos los grandes realizadores sin excepción. Y esto es muy fácil de conseguir. Simplemente hay que formularse constantemente la pregunta: ¿Cuál es el mejor uso que puedo hacer en este instante de mi tiempo?
Como herramientas de apoyo, es importante utilizar un buen sistema de planificación, que puede ser o bien en papel o en formato electrónico. Ha de ser un sistema lo suficientemente flexible como para amoldarse a su estilo y filosofía de trabajo, ya que si no es así, pronto desistirá y ni siquiera dedicará esos pocos minutos diarios necesarios para planificar.
¿Cuál es la importancia de los directivos en la Gestión del Tiempo de la empresa?
La mejor manera de liderar un equipo es con el ejemplo. Un buen directivo ha de ser un catalizador de acciones positivas dentro de su equipo. Y sin lugar a dudas, cuando un directivo toma la decisión de alcanzar maestría en el uso de su tiempo, y es capaz de transmitir esa pasión por la eficacia a su gente, ha dado un salto gigantesco en cuanto a incrementar los resultados y la satisfacción. Además, dentro del organigrama de cualquier empresa, son los directivos quienes han de ser más cuidadosos con el uso de su tiempo. Por lo general en el directivo coinciden todos los tipos de actividad que más se prestan a utilizar todas las herramientas para la gestión del tiempo: reuniones, manejo de grandes cantidades de información, multitud de llamadas y comunicados, informes, etc. Por ello, desde mi punto de vista, todo directivo ha de tomar como una prioridad absoluta dominar a un nivel de maestría las claves de la óptima gestión del tiempo.
¿Qué acciones deben realizar los ejecutivos o directivos para lograr la gestión eficaz?
Lo más importante es comenzar a forjar hábitos positivos. Son demasiadas las personas que han puesto su vida en "piloto automático". Se mantienen haciendo un día tras otro las mismas cosas , a pesar de que los resultados que obtienen no son los que desean. Se ha de tener una mente abierta al cambio, y a implantar continuamente mejoras. Es lo que yo llamo entrar en una dinámica de mejora continua y sin fin. Cuando se comienza a forjar un nuevo hábito positivo, al principio es débil. Yo siempre hago la siguiente comparación: Si cogemos un simple hilo, lo podemos romper con mucha facilidad, pero si comenzamos a sumar más y más hilos, al final formaremos una gruesa cuerda que será muy dificil de romper. Con los hábitos sucede exactamente lo mismo. Una vez se han desarrollado hábitos de excelencia, el trabajo se vuelve mucho más sencillo, y pueden lograrse resultados mucho mayores.
Por último, ¿cuál es la importancia que se da a la Gestión del Tiempo en la empresa española?
Afortunadamente, cada vez son más las empresas que apuestan firmemente por una formación de su personal en ténicas de gestión del tiempo. Hasta hace no muchos años, era una realidad sobradamente probada que solo el 3% de los directivos españoles dedicaba un espacio de tiempo diario a planificar su tiempo. Hoy ese porcentaje ha crecido considerablemente, y estamos dentro de la media europea.
JOSE MARIA VICEDO
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FUENTE:
http://www.masterdisseny.com/master-net/casos/0029.php3
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